Teambesprechungen effektiv leiten - Methoden für die Teamsitzung

Aus den beschriebenen "Fallen" und Beobachtungen ergeben sich folgende 10 Tipps und Regeln für effiziente Teammeetings, die Sie bei der Vorbereitung und Planung der Teambesprechung im Blick haben können: 

1. Führen Sie Ihre Teambesprechung regelmäßig zu vorher festgelegten Terminen durch, z.B. jeden zweiten Mittwoch um 10 Uhr. Dieser Termin hat gegenüber anderen Terminen Priorität! Geben Sie Ihrem Meeting zudem eine klare Zeitbegrenzung. Gerade bei Teamsitzungen in kurzen regelmäßigen Abständen reichen meist 30 - 60 Minuten aus.  Wichtig: Beginnen Sie pünktlich – egal, ob alle da sind oder nicht, und enden Sie spätestens zur angegebenen Zeit!
2. Stimmen Sie vorher eine Agenda ab, fertigen Sie eine Themenliste an und fordern Sie vorbereitete Mitarbeiter, die Ihnen schon vorher ihre Themen für die Teambesprechung einreichen.
3. Auf der Teambesprechung werden die Punkte besprochen, die alle Teilnehmenden angehen. Ggf. teilen Sie das Meeting auf Themen und Teilnehmende auf!
4. Grundsätzlich ist bei dem Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ Vorsicht geboten. Im Punkt „Sonstiges“ sammeln sich häufig eine Vielzahl von Punkten und da sie vorab nicht bekannt sind, entziehen sie sich der Planbarkeit. So kommt es, das dieser Tagungsordnungspunkt gerne mehr Zeit frisst, als alle anderen Punkte vorab.  „Sonstiges“ ist zudem die Einladung für alle, die sich vorab keine Gedanken machen und dieses auch anderen nicht ermöglichen wollen. D.h. hier diskutieren dann alle nur aus dem „Bauch heraus“. Das kostet Zeit und führt häufig zu Fehlentscheidungen, die später überdacht werden müssen, und zu Stress.
5. Durchaus vielversprechend: Meetings im Stehen, v. a. bei kurzen Meetings und schnellen Abstimmungsprozessen, können mehr Energie enthalten, sind durch den schnellen Austausch häufig dynamischer und dadurch ggfs. produktiver. Allerdings ist ein schneller Austausch nicht für jeden Mitarbeiter etwas: Bei schnellen Meetings fühlen sich v. a. die Proaktiven angesprochen, während die Reaktiven, die zunächst über das Gesagte nachdenken und es tiefer durchdringen wollen, weniger Möglichkeiten haben, sich einzubringen. Also gut abwägen und die Methode der Meetings im Stehen gezielt einsetzen bzw. bewusst ausprobieren. Was häufig Wunder wirkt: Längere Teambesprechungen in mehrere Phasen teilen, wovon eine (oder mehr) dann im Stehen stattfindet und für bewegung und Perspektivwechsel sorgt.
6. Klare, strukturierte Moderation. Dabei kann sowohl die Führungskraft wie einer der Teilnehmenden der Moderator sein. Wichtig ist, dass beide immer die garantierten Energiegeber für die Teambesprechung sind.
7. Übrigens: Der Moderator regelt auch, dass persönliche, nicht sachbezogene Diskussionen an einer anderen Stelle und nicht im Teammeeting stattfinden! Dies ist eine wichtige Regel für Teambesprechungen. Ggf. moderiert er diese Diskussion dann auch.
8. Visualisierung der Tagesordnung und Dokumentation der Ergebnisse in Form eines Protokolls. Die Visualisierung sorgt für Orientierung/Sicherheit und die Dokumentation der Ergebnisse schützt vor „Vergesslichkeit“, schafft Transparenz und ermöglicht eine gute Ergebniskontrolle.
9. Lebende Besprechungsregeln festlegen. Besprechungsregeln, also Regeln der Teamsitzung, sind notwendig. Nicht immer müssen sie jedoch von der Führungskraft als „Verwaltungsakt“ vorgegeben werden. Und in manchen Gruppen sind Regeln wie „nicht dazwischen reden“ eh selbstverständlich. Hilfreich ist ein Plakat, auf dem jeder Teilnehmende Regeln für die Besprechung dann notieren kann, wenn sie anfallen. "Lebend" heißt dabei: Es kann immer wieder etwas notiert oder auch gestrichen werden (weil es inzwischen gelebt wird). 
10. Aktivierende Fragen nutzen, statt Agenda-Punkte abarbeiten oder Vorschläge referieren. Wenn Sie fragen „wie können wir X lösen“ oder „was können wir tun um Y zu vermeiden“, erreichen Sie bei den Teilnehmenden der Teambesprechung Beteiligung und Interesse. 
11. Regelmäßig überprüfen, ob die Teambesprechung in dieser Form noch zielführend ist und ggf. ändern! Routinen sind nicht immer sinnvoll und manchmal sogar kontraproduktiv. Daher bei sich selbst und bei den Teilnehmenden regelmäßig prüfen, ob das Ziel des Meetings noch erreicht wird oder ob es ein Treffen um des Treffens Willen geworden ist.

Noch ein Methodentipp für die Teambesprechung. Begeben Sie sich mit Ihrem Team in die Zukunft, um Ihr Ziel lebendig werden zu lassen und Maßnahmen zu planen!
Der Vorteil: Das Ziel, das Sie sich gemeinsam ausmalen, ist immer positiv. Und das wirkt sich positiv auf die Teamdynamik und Teambesprechung aus: der positive Blick befreit, lässt Kreativität wachsen und motiviert!

Wie gehen Sie als Teamleiter vor?
Ganz einfach. Bitten Sie alle Teammitglieder sich entspannt hinzusetzen und sich vorzustellen, dass das gemeinsame Vorhaben/Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde. Dazu machen Sie quasi eine Reise in die Zukunft und blicken von dort auf Ihr Vorhaben zurück. Nehmen wir einmal an, das gemeinsame Vorhaben wäre ein "Tag der offenen Tür". Vielleicht berichten dann die Teammitglieder aus der Zukunft: "An dem Infotisch drängeln sich die Besucher." oder "Es wird viel getanzt und geklönt".
Nun interviewen Sie die Teilnehmenden: "Petra, du freust dich gerade, dass am Infotisch so viele Gäste stehen. Was ist das Besondere daran?" - "Eigentlich ist da immer wenig los und nur an den Getränkestationen sind viele Leute" - "Was haben Sie gemacht, damit nun so viele am Infotisch stehen?"
Notieren Sie nun an der Flipchart alle Ideen aus dem Team, wie es zu dem Wunsch-Ergebnis gekommen ist. Gehen Sie immer mehr ins Detail - und schon steht der Maßnahmenplan!

Es erfordert zunächst einmal Mut, doch Geschichten sind eine faszinierende Methode, um alte Denkmuster zu überwinden und neue Blickrichtungen und Ideen zu ermöglichen. Denn Geschichten lassen Muster erkennen und so "das Komplizierte einfach und das Wirre klar werden". Hier entsteht eine kleine Sammlung unserer Lieblingsgeschichten für Teambesprechungen, Coachings und Seminare.

Sie wollen wissen, wie Ihre Teammitglieder zu bestimmten Fragestellungen stehen? Probieren Sie die Methode "Stimmungsbarometer" auf Ihrer nächsten Teambesprechung aus!
Schreiben Sie die Aussage, um die es Ihnen geht, gut sichtbar an die Pinnwand. Zum Beispiel "Die Arbeit ist bei uns im Team gut verteilt" oder "Ich weiß, was die Aufgabe von jedem Einzelnen ist". Legen Sie anschließend drei Emotionscards anhand einer Linie im Raum aus: Ein lachendes, ein neutrales und ein unzufriedenes Gesicht.
Um ein Stimmungsbild einzuholen, forderen Sie jetzt die Teammitglieder auf, sich entlang der Linie zu positionieren. Wer der Aussage voll zustimmt, stellt sich an das eine Ende, wer sie ablehnt, ans andere. Gehen Sie anschließend ins Gespräch, welche Gedanken, Sorgen, Ängste oder Freuden die Teilnehmenden bewogen haben, sich so zu positionieren, wie sie es gerade getan haben.