Mitarbeitergespräche - Diese Fragen sollten Sie stellen!

Das Mitarbeitergespräch schwebt oft wie eine lästige Pflicht über allen Köpfen. Doch es geht auch anders: als intensiver Austausch, aus dem die Beteiligten mit neuer Motivation hervorgehen. Denn für die Motivation von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist die Wertschätzung und Anerkennung der eigenen Arbeit wichtig - genauso wie es für die Führungskraft entscheidend ist zu erkennen, wo sie zum Beispiel mehr Verantwortung abgeben kann oder wo der Informationsfluss im Unternehmen möglicherweise noch hakt. Aber auch Themen wie anstehende Entwicklungsschritte, gegenseitige Erwartungen und schwelende Konflikte sind zu klären.

Zunächst ist es wichtig, das Mitarbeitergespräch gut zu strukturieren. So bietet es sich an mit Fragen auf die vergangenen Wochen zurückzublicken. Darauf folgen Fragen zur Wahrnehmung der derzeitigen Arbeitssituation. 

Ein Abschnitt zum Austausch über die Stärken und Schwächen sowie die Entwicklungsfenster kann sich anschließen, um danach den Blick nach vorne zu richten, ggfs. Vereinbarungen zu Treffen und das Mitarbeitergespräch zu schließen.

Je nach Unternehmenskultur wird auch noch ein Protokoll angefertigt. Vereinbarungen sollten auf jeden Fall schriftlich dokumentiert und beidseitig unterzeichnet werden.

Ein bekannter Satz lautet "Störungen haben Vorrang". Denn wenn ein*e Mitarbeiter*in mit einem Anliegen, einem Ärger oder einer konkreten Frage kommt, liegt der "innere Fokus" auf genau diesem Bedürfnis. Die Offenheit für einen Austausch ist dadurch zunächst eingeschränkt.

Fragen Sie also vorab: "Welche Probleme/Themen sollten wir heute auf jeden Fall besprechen?" und sichern Sie zu, dass Sie sie im Laufe des Gesprächs einbinden werden. So kann das Gegenüber erst einmal loslassen und sich dem Gespräch offen zuwenden.

Als Checkliste oder Leitfaden für Ihre Mitarbeitergespräche haben wir hier einen Fragenkatalog für das Mitarbeitergespräch zusammen gestellt. Die Fragen müssen nicht "abgearbeitet" werden, sondern dienen als Hilfslinien für die Gesprächsführung.

Wichtig: Geben Sie die Fragen den Mitarbeiter*innen bereits vorab in die Hand. So können sie sich vorbereiten und über die Antworten nachdenken, was die Qualität der Antworten deutlich steigert. Zudem sinkt die Angst und Unruhe vor dem Gespräch, das sonst wie eine bedrohliche Blackbox wirken kann.

Im hektischen Alltag nehmen wir uns selten Zeit für einen Blick zurück. Dies gilt auch für Ihre Mitarbeitenden! Nehmen Sie sich diese Zeit hier und heute, um ein gutes Bild von der Arbeit der letzten Wochen zu erhalten und die Fortschritte zu würdigen. Gehen Sie dabei mit ein paar gezielten Fragen mehr ins Detail:

• Was war dein größter Erfolg im letzten Jahr? 

Gerade sehr guten Mitarbeitenden, die einen hohen Qualitätsanspruch an ihre eigene Arbeit haben, fällt es manchmal schwer, sich an Erfolge zu erinnern. Sie sind meist gedanklich schon lange bei der nächsten, aktuellen Herausforderung und haben das Erreichte bereits “abgehakt”. Spiegeln Sie ihnen dennoch, dass Sie die Erfolge wahrnehmen und für das Unternehmen sehr schätzen.
Für andere Mitarbeitende sind wiederum bereits kleine Erfolge wichtig, um Selbstwirksamkeit zu erleben. Für Sie als Führungskraft können diese Erfolge im Laufe des Gesprächs zudem gute Ansatzpunkte liefern, um die Mitarbeitenden zu weiteren Erfolgen zu führen, wenn Sie die Gründe des Gelingens erfragen und diese übertragen können.

• Was hat am meisten Spaß gemacht? 

Hier geht es nicht nur um Motivation und dadurch bessere Ergebnisse. Um gute Mitarbeitende langfristig zu binden ist Freude an der Arbeit entscheidend. Doch je mehr sich ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin entwickelt, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich auch die Aufgabengebiete etwas verschieben: mehr Leitung, mehr Organisieren, mehr Kontrolle neuerer Kolleg*innen. Achten Sie darauf, dass noch genügend Aufgaben oder Zeiträume verbleiben, die Freude machen!

• Was war dein Tiefpunkt im letzten Jahr? Was ist schlecht gelaufen?

Gibt es etwas, was sich aus den Tiefpunkten lernen lässt? Was können wir aus dieser Situationen als Organisation oder als Person lernen? Auch hier lassen sich Punkte für Verbesserungen finden. 

• Wie hat es im vergangenen Zeitraum mit der Arbeitsorganisation geklappt?

Ob Aufgabenplanungen, Infoflüsse oder der Umgang mit Hilfsmitteln, egal ob digital oder analog - hier geht es darum, wo sich Prozesse noch verbessern lassen. Oder auch darum Schulungsbedarf zu erkennen.

Aus der Vergangenheit kann man lernen. Genauso wichtig ist der Blick in die derzeitige Situation. Mögliche Fragen sind hier:

• Was läuft aktuell besonders gut / schlecht? Was sind in deinen Augen die Gründe dafür?
• Wie kommst du mit den Kolleg*innen klar? Insgesamt? Einzelne? Veränderungen? (Wie wollen wir damit umgehen?)
• Wie siehst du mich als Führungskraft und wie siehst du unsere Zusammenarbeit?
• In Bezug auf die Ziele, die du hattest: Bist du zufrieden damit, was du erreicht hast?

Weitere Fragen zur Selbsteinschätzung können sich anschließen.

• Wie beurteilst du dich selbst in Bezug auf deine fachliche Leistung? (Arbeitsqualität, Experten- und Methoden-Wissen, Weitergabe von Wissen, Arbeitsorganisation, Belastbarkeit,...)
• Wie beurteilst du dich selbst in Bezug auf Zusammenarbeit? (Kooperationsverhalten, Auftreten, Umgangsformen, Überzeugungskraft, Durchsetzungsvermögen, Konfliktfähigkeit,...)
• Wie beurteilst du dich selbst in Bezug auf unternehmerisches Denken und Handeln? (Kundenorientierung, wirtschaftlich effizientes Handeln, ...)

Nutzen Sie die Fragen, um Selbst- und Fremdeinschätzung abzustimmen. Oder um einen gezielten Fokus für die Weiterentwicklung des Mitarbeitenden zu setzen. Wie kann die Person z.B. an Durchsetzungsvermögen arbeiten? Oder am Auftreten? Was sind Übungsmöglichkeiten? Wer könnte “Pate” oder Vorbild sein?

Jetzt geht es darum, das bisherige Gespräch zu bündeln und Ideen für die zukünftige Arbeit aufzugreifen, sofern dies im Gespräch bis hierhin nicht schon fast wie von selbst erfolgt ist.

• Welche positiven / negativen Erfahrungen sollten wir für die Zukunft berücksichtigt? Welche konkreten Vorschläge wollen wir angehen? Welche Vereinbarungen treffen wir? Wann sollen wir auf welche Punkte wieder draufschauen?

• Was ist dein größter Wunsch an mich als Chef/Führungskraft?

• Wenn es eine Sache gibt, die du zukünftig unbedingt übernehmen möchtest, welche wäre das?

• Hast du Stärken, die ungenutzt bleiben? Wie könntest du sie einbringen? Woran möchtest du bei dir selbst gerne arbeiten?

• Wie können wir dich bei deiner beruflichen Weiterentwicklung noch besser unterstützen und gibt es Vereinbarungen, auch in Richtung Fortbildungen, die wir treffen sollten?

• Was lässt sich an deinem Arbeitsplatz konkret verbessern?

Zum Abbinden des Gesprächs bieten sich noch weitere Fragen an. Die Erste ist dabei heute wichtiger denn je:

• Was muss passieren, damit du noch lange für unser Unternehmen arbeitest?

• Welche Rückmeldung, persönliches Feedback oder andere Punkte/Themen willst du noch ansprechen?

• Wie war das Mitarbeitergespräch für dich und was können wir für das nächste Gespräch noch verbessern?

Die vorgestellten Fragen sind nur eine kleine Auswahl möglicher Fragen, die jedoch bereits eine umfassende Grundlage bilden. Mitarbeitergespräche können allerdings unterschiedliche Zwecke erfüllen - und schon alleine daher unterschiedliche Fragen erfordern. 

Wie Sie zum Beispiel mit 6 guten Fragen Veränderungsprozesse bei Mitarbeitenden unterstützen, lesen Sie hier.

Wie Sie im Mitarbeitergespräch Stärken fördern und anhand des Kernquadrats einen anderen Zugang zu Schwächen finden, erfahren Sie hier.

Wie sie es mit guten Fragen im Mitarbeitergespräch schaffen, dass Ihre Mitarbeitenden Probleme eigenständig lösen und diese nicht bei Ihnen abladen, erfahren Sie hier.

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