Checkliste: So klappt es mit der Teambesprechung!

Diese neun Fragen führen Sie Schritt für Schritt in die wichtigsten Punkte für gelungene Teamsitzungen ein. Mehr Hintergründe und Methodentipps zum Thema Teambesprechungen finden Sie zudem unter "Teambesprechungen leiten".

1. Ist eine Regelmäßigkeit und eine klare Zeit- und Inhaltsstruktur gegeben?

Führen Sie Ihre Teambesprechung regelmäßig und an vorher festgelegten Tagen durch. Geben Sie Ihrer Teamsitzung eine klare Zeitbegrenzung. Doch Vorsicht: Ist der Zeitdruck zu groß, leidet die Atmosphäre und die Gruppe kann den Themen nicht angemessen gerecht werden. Wichtig: Beginnen Sie pünktlich und enden Sie spätestens zur angegebenen Zeit! Schaffen Sie durch eine Begrüßung und eine Verabschiedung einen klaren Rahmen.

2. Kann die Teambesprechung störungsfrei ablaufen? Ist die Atmosphäre der Räumlichkeit passend?

Wählen Sie Räumlichkeiten, die einen freien und kreativen Gedankenaustausch ermöglichen (kein Telefon, kein Durchgangszimmer, genügend Platz und Licht). Beachten Sie: Bestimmte Räume wie z.B. das Büro des Chefs sind nicht neutral, sondern vermitteln den Eindruck eines „Heimvorteils“. Dies kann sich ggfs. negativ auf eine freie, wertschätzende Kommunikation bei der Teambesprechung auswirken.

3.    Nehmen alle Teammitglieder an der Besprechung teil? Ist der Informationsfluss zu verhinderten Teammitgliedern (Krankheit, Urlaub) gewährleistet?

Mit der Teambesprechung sollen alle Teammitglieder auf denselben Kenntnisstand gebracht werden. Zudem kann es darum gehen, gemeinsam Lösungen für konkrete Probleme zu finden. Überlegen Sie daher, wer bei welchen Themen unbedingt beteiligt werden sollte und wie die Informationen von der Teambesprechung zu den abwesenden Teammitgliedern fließen können.

4.    Ist die Agenda der Teambesprechung allen Mitarbeitern bekannt, so dass sie sich vorbereiten können?

Bei vielen Themen ist es wenig hilfreich, wenn alle nur aus dem „Bauch heraus“ diskutieren. Denn das führt häufig zu Fehlentscheidungen, die später überdacht werden müssen, und zu Stress bei den Teammitgliedern, die z.B. erst länger nachdenken, ehe sie sich zu Wort melden.

5.    Macht es bei Ihrer Teamsitzung möglicherweise Sinn, die Teambesprechung in verschiedenen Phasen zu unterteilen, da für manche der Themen nicht alle Anwesenden benötigt werden oder bestimmte Gäste den Prozess bereichern würden?

Je nach Größe des Teams kann sich zu bestimmten Sachthemen eine Differenzierung der Teilnehmenden oder eine arbeitsteilige Phase während der Besprechung anbieten.

6.    Haben Sie alle Materialien vor Ort, um die Themen der Teambesprechung zu visualisieren?

Die Visualisierung der Tagungsordnung und der Themen sorgt für Orientierung.

7.    Ist geklärt, wer für das Protokoll zuständig ist und in welcher Form es geführt werden soll?

Die Dokumentation der Ergebnisse schützt vor „Vergesslichkeit“, schafft Transparenz und ermöglicht eine gute Ergebniskontrolle. Klären Sie, wer das Protokoll von der Teambesprechung schreibt, direkt am Anfang der Sitzung.

8.    Ist geklärt, wer die Umsetzung der Entscheidungen wann und wie wieder ins Team zurück trägt?

Teamsitzungen machen nur Sinn, wenn deren Ergebnisse auch umgesetzt werden. Bleiben Sie dran! Stellen Sie z.B. bei der nächsten Sitzung vor, wie sich der Stand des Projektes/Auftrages seit der letzten Teambesprechung entwickelt hat. Fragen Sie die Teammitglieder nach den Teilergebnissen. Besprechen Sie mit ihnen im Vorfeld, ob eine Präsentation der Teilergebnisse und Herausforderungen ggfs. Sinn macht.  Welche unvorhergesehenen Schwierigkeiten haben sich evtl. bei der Bearbeitung der  Aufgaben ergeben? Was hat sich bewährt? Bei aufgetretenen Problemen und offenen Fragen schauen Sie, ob gemeinsam eine Lösung gefunden werden kann. Sichern Sie so zugleich den Informations- und Wissens- und Lernfluss.

9.    Sind Neuere oder Stillere im Team, die Sie ggfs. ermutigen müssen, damit sie sich ebenfalls engagiert einbringen?

Haben Sie ein Auge auf die Teamdynamik und lenken Sie diese so, dass sich alle einbringen können.